Verbranden oude CBB-documenten niet volgens archiefregels

door Audry Wajwakana

PARAMARIBO — Voor het recent vernietigen van oude documenten van het Centraal Bureau voor Burgerzaken (CBB) door het ministerie van Binnenlandse Zaken (Biza) is geen rekening gehouden met de Archiefwet en andere regelgeving. Dit zegt nationaal archivaris Rita Tjien Fooh tegen de Ware Tijd. “De wetgeving is niet zomaar gemaakt. Er is een reden daarvoor. Het heeft te maken met transparantie van overheidsbestuur”, maakt ze duidelijk.

Tjien Fooh verwijst naar de Archiefwet van 2006, het Archiefbesluit van 2009 en Selectiedoelstelling criteria van 2010 dat alle overheidsorganen een concept selectielijst moeten maken, waarin staat welke documenten moeten worden bewaard of vernietigd. Op 16 januari maakte Biza bekend dat het drie dagen daarvoor oude documenten van verschillende Bureaus voor Burgerzaken (BvB’s) landelijk had opgeruimd.

Het ging om 37.660 kwitantieregisters en 720 paspoorten, misprints, vervallen noodpaspoorten en vervallen paspoorten uit de periode 2005-2019. Biza ging tot vernietiging over omdat de opstapeling van de documenten leidde tot ruimtegebrek en ongedierte, zoals ratten, op de werkplek van ambtenaren.

NAS niet op de hoogte

Het Nationaal Archief Suriname (NAS) was vooraf niet op de hoogte van de vernietiging. Tjien Fooh kon daarom pas daarna Biza-directeur Mohamad Nazier Eskak in een brief wijzen op de onrechtmatige handeling. “Ook al zijn het misprints van paspoorten, kwitanties, verjaardagskaarten en noem maar op, ze zijn wel voortgekomen uit de handelingen van de organisatie. Je moet dan een beeld hebben van wat in aanmerking komt voor vernietiging en wat voor bewaring. Daarin is de Archiefwet duidelijk”, zegt de nationaal archivaris.

In deze wet staat uitdrukkelijk dat zorgdragers (organisaties die de ministeriële archieven vormen en beheren, … red.) voor een concept selectielijst moeten zorgen. Tjien Fooh stelt dat er uitzonderingen kunnen zijn, zoals in het geval van CBB over ruimtegebrek. Dan nog stelt de Archiefwet dat de nationaal archivaris moet worden geraadpleegd.

Samen met de organisatie moet in voorkomende gevallen een overzicht worden gemaakt en moet er worden gekeken op welke gronden documenten worden vernietigd. Er wordt een verklaring opgemaakt (van de vernietiging) die dan bij het NAS blijft. Te zijner tijd, wanneer het archief van CBB aan het NAS wordt overgedragen, weet deze instelling dan precies waarom bepaalde documenten niet meer aanwezig zijn.

Het NAS is al een paar jaar bezig met overheidsorganen, zoals ministeries, om concept selectielijsten op te stellen. “Daarmee zijn we al ver gevorderd. We gaan dit jaar weer enkele sessies met de ministeries houden om het proces van overbrenging te versnellen”, verklaart Tjien Fooh.

Validatieproject

Eskak geeft toe dat het een omissie van het ministerie is geweest om het NAS niet te betrekken. De vernietiging van de documenten heeft plaatsgehad op 13 januari in het district Para.

Het CBB wil afstappen van het handmatig vastleggen van zaken en wil steeds meer overgaan tot het digitaliseren van alle bestanden die bij CBB liggen. Om dit te realiseren is het validatieproject vorig jaar gestart. “Ruimtegebrek maakt dat we nu overgaan op het scannen van CBB-diensten en -administratie. We zijn bezig met een validatieproject, waarbij de gegevens, zoals die zijn aangegeven op de ID-kaart of het paspoort van een persoon, overeen moeten komen met die in de geboorteakte”, zegt de directeur tegen de krant.